北京
库存物资 入库管理 财务合规
6.3.1 宗教活动场所库存物资为什么要办理入库？
宗教活动场所的财务管理，不能脱离场所实际情况。
尤其是一些山庙、小庙，平时可能只有一位师父值守。下一趟山要开几十公里的车，买两斤土豆、一块豆腐，不可能要求每一笔零星采购都专门去找能够开发票的大型供应商。
能够取得正规票据当然最好。确实无法取得的，在符合财务制度和实际业务真实性要求的情况下，把购买了什么、数量多少、金额多少记录清楚，由相关人员签字确认，至少要把真实发生的业务留下相应凭据。
但场所批量采购香烛、宗教用品、米面粮油等物资，情况就不一样了。
邹凌瀚律师长期为全国各地寺院、道观、教会、清真寺等宗教活动场所提供常年法律顾问和财务合规服务。在实际走访中，不同场所规模差异很大。对于规模较大的场所，一次采购几十箱、几百件物品已经很常见，这类采购就有必要建立规范的入库、领用和盘点记录。
一、批量采购的物资送到场所，先清点再入库
比如场所一次采购100箱香烛。
供应商把货送来以后，不能直接搬进库房就结束了。
合同或者送货单写的是100箱，现场实际收到多少箱，要清点；采购的规格、型号是不是约定的规格，也要核对；运输过程中有没有破损、缺失，也应当在收货时检查。
确认无误以后，再办理入库手续。
入库单可以登记物资名称、规格、数量、单价、金额、入库日期等基本信息，并由经办、验收或者库管人员按照场所实际管理制度签字确认。
物资名称 买的是什么
规格、数量 实际收到多少
单价、金额 本次采购价值多少
入库日期 什么时候实际收货
相关人员签字 谁经办、谁验收或者谁负责库管
规模较大的场所平时集中采购，也可以尽量选择能够提供规范票据的供应商。比如超市或者正规商户出具的购物小票，通常能够比较清楚地反映购买物品的名称、数量、单价和金额，后续财务凭证也更容易整理。
二、买回来暂时没有使用的物资，符合条件的先作为存货核算
入库手续还直接关系后面的会计处理。
比如场所花2万元采购一批香烛，付款以后全部放进库房，准备以后陆续自用或者销售。
如果符合存货确认条件，不能仅仅因为2万元已经从银行账户支付出去，就把这2万元全部作为当期费用处理。
相应会计处理可以是：
借：存货
贷：银行存款等
以后实际领用或者销售时，再根据实际出库情况进行相应的会计处理。
所以邹凌瀚律师团队在帮助宗教活动场所开展历史账务梳理、库存物资盘点和财务制度建设时，会把财务账和库房记录一起看。
账上记了多少存货，现场原则上就应当有相应的库存物资或者能够查明其后续去向。
三、有了入库单和出库记录，库存少了才能查清楚去了哪里
比如年初采购2万元香烛并办理入库。
几个月以后盘点，库房里的香烛只剩下大约1万元。
这并不当然说明库存出了问题。
期间可能有一部分用于场所正常宗教活动，有一部分已经销售，也可能存在损耗或者其他情况。
如果采购时有入库单，后续领用、销售有相应的出库或者领用记录，就可以顺着这些资料核对：
01 最初入库多少；
02 期间领用多少；
03 销售多少；
04 现在应当结存多少；
05 实际盘点还有多少。
入库 → 领用、销售 → 结存 → 实际盘点
如果从采购开始就没有入库记录，后面再想核实“当时到底买了多少”，往往只能重新翻发票、银行流水、送货单，甚至靠经办人员回忆。
邹凌瀚律师在为宗教活动场所进行财务合规检查、资产盘点和库存物资管理整改时，也会关注这条资料链能不能接起来。尤其是香烛、宗教用品等采购量比较大的场所，只有财务账，没有库房的收、发、存记录，很难长期把库存管清楚。
四、小场所和大场所的管理方式可以不同，但真实业务要有记录
宗教活动场所规模差异很大，财务管理也应当考虑实际条件。
一个人在山上值守的小庙，偶尔下山买几斤蔬菜，与一个每天都有大量物资采购、领用和销售的大型寺院，显然没有必要采用完全相同的管理方式。
但是对于能够批量采购、长期存放并且需要持续领用或者销售的物资，建立入库记录很有必要。
入库不是单纯为了增加一张表，而是先把“买了多少、实际收了多少”记录下来。
后面每一次领用、销售和盘点，才有一个可以往回核对的起点。
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