一、项目内容已经变了,正文结构不能继续照搬
技术标的模板痕迹,不只来自重复句子。不同项目使用相同的目录顺序、段落结构和篇幅分配,即使替换了项目名称,整份文件仍然像从上一份标书中套出来的。减少这种痕迹,要先根据本项目的评分重点调整正文结构,再决定每个章节怎样展开。
有的项目重点考察施工组织,需要把现场条件、施工顺序、资源安排和进度控制连起来写;有的项目重点考察服务保障,需要围绕服务对象、人员分工、响应时间和异常处理展开。两类项目如果都按照“管理目标、组织机构、制度建设、保障措施”的顺序编写,内容虽然完整,项目差异却很难体现出来。
正文的展开方式也要跟着内容变化。需要说明步骤的章节,可以按照前后顺序来写;需要说明责任关系的章节,可以围绕岗位和任务展开;需要解释方案依据的章节,则要把判断条件和具体做法写清楚。项目要求不同,正文没有必要强行使用同一种段落结构。
二、图表位置和页面形式不变,也会留下模板痕迹
另一种明显的模板痕迹,是不同标书中的表格、流程图和图片总出现在相同位置。每个章节固定放一张表、一张流程图和几张图片,看起来图文丰富,实际并没有根据内容选择表达方式,多份文件也会呈现出相同的页面节奏。
图表应该解决具体的阅读问题。人员与任务需要对照时,可以使用表格;施工步骤存在先后关系时,可以使用流程图;组织层级较多时,可以用图示说明;需要解释判断依据和实施细节时,则应保留完整文字。并不是每个章节都需要图表,图片数量也应当跟着内容多少和表达需要变化。
只更换封面颜色、标题底纹和字体样式,正文顺序、表格结构、图示位置和图片数量仍然相同,模板感并不会消失。真正有效的变化,是让页面形式跟着内容关系变化:信息需要比较就使用表格,需要追踪步骤就使用流程图,需要展示现场或设备时再配置图片。
三、正文风格和标书版式自由组合,减少多份标书撞风格
链企AI提供多种正文风格、目录风格和标书版式,编标人员可以根据项目特点分别选择。正文既可以突出摘要和重点,也可以分层、分块展开;目录可以简洁,也可以完整呈现章节层级;页面既可以采用常规文字排版,也可以增加图表和图文设计。不同部分可以重新组合,减少每次生成的标书都使用相同目录、相同段落结构和相同页面样式。
除了正文和版式,表格、流程图、配图等内容也可以根据项目需要调整使用程度。施工流程较多的项目,可以增加流程关系的展示;人员、设备和进度信息较多的项目,可以适当使用表格;需要体现现场方案的章节,则可以搭配相应图片。通过调整正文风格、目录形式、页面版式和图表配置,即使使用同一套标书工具,不同项目也能形成不同的内容节奏和视觉效果。
对于特别在意撞风格的企业,链企AI还支持联系客服定制专属风格。企业可以根据自己的编标习惯和内部规范,定制目录结构、标题层级、正文写法、标书版式以及图表形式,形成区别于公共模板的标书格式和写作风格。后续编制不同项目时,可以继续使用这套专属风格,并结合项目内容进行调整,进一步减少与其他标书在结构、排版和表达方式上的相似。
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