档案管理提质增效：看基层住建局如何让历史档案“活”起来

面对堆积如山的工程图纸、年代久远的审批文件和亟待数字化的历史档案，延寿县住房和城乡建设局档案室的工作人员终于不再需要在一排排密集架间穿梭寻觅。

门源县住建局档案室新添置的21组档案密集架整齐排列，各类档案被分门别类地整理和存放，但面对历史档案数字化查询的需求，传统管理方式依然面临挑战。会博通提供的“猫仔+龟仔”一体化解决方案改变了这一切。

01 基层住建档案之困

基层住房和城乡建设部门的档案管理工作具有明显的专业性和复杂性。从建筑工程项目审批、监管到竣工验收，每一个环节都产生大量的文件资料。

以延寿县住建局为例，其档案类型涵盖科技档案、文书档案、会计档案和住房档案四大类，时间跨度长达数十年。

这些档案不仅是工程建设全过程的真实记录和凭证，更是城市发展建设的历史见证。随着时间推移，许多纸质档案因年代久远、材质特殊，面临脆化、褪色和损坏的风险。

传统管理模式下，档案查询效率低下成为突出问题。当群众或相关部门需要回溯历史档案时，工作人员往往需要花费大量时间在档案库房中查找。

特别是一些历史档案查询需求，因年份久远、数量庞大，给查询工作带来极大挑战。同时，随着建设工程项目联合验收制度的推行，对档案验收的时效性提出了更高要求。

02 智慧档案解决方案

针对延寿县住建局档案管理的痛点，会博通提供了创新的“猫仔+龟仔”一体化解决方案，并针对历史档案的特殊性，特别加配了专用高拍仪。

“猫仔”档案管理机器人是这套解决方案的核心设备之一。它不仅仅是一个简单的扫描仪，而是一个集成了高性能电脑、专业扫描设备和会博通档案管理系统的成套方案。

通过“猫仔”的自动双面扫描、自动纠偏和图像处理功能，普通纸质档案能够迅速转化为清晰的电子文件。系统会自动进行OCR识别，形成可检索的双层PDF文档，极大提升了档案数字化效率。

针对那些年代久远、纸质特殊的历史档案，“猫仔”配套的高速扫描仪可能不太适用。为此，解决方案特别加配了高拍仪，专门用于拍摄易损、珍贵的历史档案。

这种非接触式的拍摄方式，避免了对脆弱纸张的进一步损伤，同时保证了数字化质量。杭州市住保房管局也在房屋档案查询窗口采用了类似的高拍仪方案，实现了收件资料电子化。

“龟仔”作为补充设备，与“猫仔”形成功能互补，共同构建了完整的档案数字化工作流程。

03 全流程管理升级

会博通为延寿县住建局打造的不仅是数字化工具，更是一套完整的档案管理生态系统。系统实现了从档案收集、整理、存储到利用的全流程管理。

在档案整理环节，系统支持多种分类方式和元数据自定义，满足住建领域档案管理的专业需求。工作人员可以按照工程类别、时间节点、重要程度等多种维度对档案进行分类管理。

梁山县政府使用会博通系统后，实现了文档档案知识一体化管理，将公文拟稿、审批到归档的全流程纳入系统管理。

在查询利用环节，系统提供强大的全文检索功能，支持关键词、时间范围、档案类型等多种检索方式。

这意味着工作人员不再需要亲自到档案库房查找，只需在电脑前输入几个关键词，就能迅速定位所需档案。这种便捷的查询方式，极大地提升了服务效率，使住建局能够更好地服务于工程建设和群众需求。

系统还支持权限管理和操作日志记录，确保档案安全。不同岗位的工作人员只能访问其权限范围内的档案，所有档案的查阅、借阅、复制等操作都会被系统详细记录，形成完整的审计轨迹。

04 数字化转型成果

自会博通档案管理解决方案在延寿县住建局部署实施以来，档案管理工作发生了根本性改变。

1-档案数字化率显著提升，大量历史档案被转化为电子形式，得到了更安全的保存。这些数字档案不仅避免了物理损坏的风险，还可以通过备份策略实现多重保护。

2-档案查询效率大幅提高，传统需要数小时甚至数天的查找工作，现在只需要几分钟就能完成。工作人员和群众都从中受益，办事体验得到极大改善。

3-档案服务水平全面提升，延寿县住建局现在能够更快速、准确地响应各类档案查询需求，为工程建设、历史追溯和政策研究提供有力支持。

芜湖市通过城建档案管理系统与工程建设项目审批管理系统对接，实现了数据共享和“一窗受理”，将原本需要多次提交的材料简化为“一张表单”，极大地节约了建设单位的时间和精力。

新干县住建局档案室通过参与档案开放日活动，学习先进管理经验，持续提升档案管理水平。

05 结语

会博通的解决方案支持PC端和移动端应用，使档案管理不再受时间和地点限制。梁山县政府使用会博通系统后，工作人员可以通过移动端随时随地进行档案查询和办公应用。

随着最后一批历史档案完成数字化扫描，延寿县住建局档案室工作人员轻松点击鼠标，系统瞬间检索出三十年前某住宅楼的完整建设档案。数字化查询取代了库房里的漫长寻找，泛黄的图纸在屏幕上清晰展现。

在会博通解决方案的支持下，这些承载着城市记忆的档案资料，正以全新的方式服务社会、创造价值。从密集架到数据库，基层住建部门的档案管理工作正在经历一场深刻的智慧变革。