北京
职场中，写文档、写PPT做汇报是常态。
可你是不是常遇到这样的情况，认真准备的汇报材料，要分析有分析、要数据有数据、要计划有计划，可是到了领导那……
“有点不清不楚，逻辑有点乱，这样我没法进一步向部门总汇报”，领导瞅着眉说道。
本以为这份详实的材料可以得到领导表扬的你，听了后，觉得备受打击。
“而且，你的材料似乎少了现状调研这块内容？”，领导接着问道。
“噢这个有的领导，就在……”，你赶紧翻到那页PPT，指给领导看。
“你怎么没把现这部分放到第一章节？这个逻辑不对。”，领导眉毛皱得更深了。
你当场就觉得有点委屈、又有点不服。明明写得很辛苦，怎么就逻辑不对了呢？
怎么回事？
其实很多时候，问题不在于你写在材料里的内容，你已经都写了，而是在于你没有摆对。
一份逻辑清晰的汇报材料，其结构一定是逻辑清晰的，也就是说，目录大纲的逻辑是清晰。
而我们却经常犯两个错误：一个是“老人、橘子、狗”错误，一个是“串抽屉”错误。
首先，“老人、橘子、狗”错误描述的同级结构的逻辑错误，不在同一逻辑层次的内容被放在了同一层次。
老人是人类、橘子是水果、狗是动物，这三个不同类别却被放到同级目录上。
比如我见过这样一份报告：
一、竞品动态分析；
二、产品功能优化；
三、部门合作计划。
这里第一章和第二章都是在围绕“产品”分析展开，通过研究竞品，进行对标，然后明确自身产品功能的优化点。
可是，到了第三点“部门合作计划”就突然有点懵了，明明在说“产品”的事，怎么变成“部门”了？
一问才知道，对方想表达的是，明确产品功能优化点后，要和UI设计团队合作明确详细开发计划。
原来如此。
那么，其实把第三章改成“功能开发计划”，逻辑层次就平齐，“老人、橘子、狗”的问题就没有了。
另外一个结构问题，是“串抽屉”。它描述的上下级结构的逻辑错误，下级的内容并不是上级主题的逻辑展开。
就像一个桌子横着有A、B、C三个抽屉，A放的是语文相关材料，B放的是数学相关材料，C放的是英语相关材料。而把数学材料放到了语文抽屉里，就是串抽屉了。
还是刚刚那份报告：
一、竞品动态分析；
二、产品功能优化；
三、部门合作计划（逻辑应是“功能开发计划”才对）。
其中在第二点产品功能优化中，介绍了产品功能中，UI层面、系统层面等可以采取的优化动作。
此外，还介绍了UI优化的具体时间表。
看到这，我又有点懵了，第三部分不是要讲和UI团队合作并且明确开发计划么？这不是“串抽屉”了？
所以，应该把“UI开发计划”放到第三章，逻辑才比较通顺。
所以，我觉得对方挺亏的，明明报告需要包含的内容都有，可惜因为结构不清晰被领导怼了。
要知道，职场里的专业感，很多时候不是你懂多少，而是你能不能把事情讲清楚。
下次再写汇报，别急着码字。花十分钟，拿张纸，先列出一个清晰的结构来，让自己后面的功夫不白费。
最后，总结一下：
我们常常以为，汇报材料好不好，拼的是内容多不多、PPT美不美。但其实最重要的，往往是那个看不见的骨架——结构。
哪怕内容平淡一点，PPT不那么美观，清晰的结构也会让你看起来像个专业的靠谱人。
下次面对文档的结构，看两眼：
第一眼：看同级结构。它们之间是“老人、橘子、狗”的关系吗？如果是，赶紧进行调整，让它们变成同类。
第二眼：看上下级结构。它们在“串抽屉”吗？如果是，赶紧调整，让每个抽屉只装属于自己的材料。
祝我们都让自己本已拥有详实内容的文档，也因清晰的结构让领导一看就懂。
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