德略杜海港律师：将单位报销款据为己有如何定性？

在企业日常运营中，差旅费、招待费等报销是极为常见的财务环节。然而，实践中常有员工动起“歪心思”，通过虚构业务、使用虚假发票或虚报金额等方式，将单位的报销款据为己有。

这种行为在法律上究竟该如何定性？它仅仅是违反公司规章制度，还是已经触碰了刑法的红线？本文将从法律实务角度，为您深度解析其中的法律定性、责任边界及潜在风险。

01定性之分：职务侵占、贪污还是诈骗？

将单位报销款据为己有的行为，在刑事法律层面主要涉及三个罪名：职务侵占罪、贪污罪和诈骗罪。具体如何定性，需要结合行为人的身份以及行为特征进行综合判断。

1. 身份决定是“职务侵占”还是“贪污”

区分职务侵占罪与贪污罪的关键，在于行为人是否具有国家工作人员身份。

非国家工作人员：如果是普通私企员工、外企员工，或者在国有资本控股、参股公司中从事管理工作但未受国家机关委派的人员，利用职务便利非法占有单位财物，应当认定为职务侵占罪。

国家工作人员：如果行为人是在国有公司、企业或其他国有单位中“从事公务”的人员（即代表国家机关、国有单位履行组织、领导、监督、管理等职责，而非单纯从事劳务活动），或者是受国家机关、国有单位委派从事公务的人员，其虚报冒领的行为则构成贪污罪。

2. 行为特征决定是“职务侵占”还是“诈骗”

在非国家工作人员的语境下，员工虚构报销事项骗取资金，究竟是构成职务侵占罪还是诈骗罪？这主要取决于两个裁判标准：

是否利用了职务便利：如果行为人是利用了自己主管、管理、经手单位资金的职权，使单位财物脱离单位控制并归个人占有，构成职务侵占罪。需要注意的是，这里的“单位资金”不仅包括单位现有的资金，也包括应当交付给单位的客户资金或可得利益。

财物是否在单位控制下：如果行为人没有利用职务便利，仅仅是像外部人员一样，完全通过虚构事实、隐瞒真相的欺骗手段，使单位财务人员产生错误认识并处分财物，且该财物此前并不在行为人的控制或管辖范围内，则可能构成诈骗罪。

02核心要件：如何认定“利用职务上的便利”？

在虚假报销类案件中，是否“利用职务上的便利”往往是辩控双方争论的焦点。司法实践中，这一要件的认定有着严格的边界。

首先，必须区分“职务便利”与“工作便利”。

职务便利：是指基于职务所赋予的主管、管理、经手单位事务或财物的权力。其本质特征在于行为人对单位财物具有一定的独立支配权或决定权。例如，部门经理有权审批本部门的报销单据，或者财务人员有权直接经手和拨付资金。

工作便利：仅仅是由于工作地点、环境或工作机会带来的临时性接触便利，行为人对财物并无支配权。例如，普通员工利用熟悉报销流程、能接触到他人报销单据的便利，私下修改他人单据金额进行报销，这属于工作便利，通常不认定为职务侵占。

其次，职务便利不仅包括直接利用自己主管、负责的职权，也包括利用与之有隶属、制约关系的其他工作人员的职权。例如，单位领导通过暗示或指示非自己直接主管的下级财务人员违规办理报销，同样属于利用职务上的便利。

03多重法律后果：刑事、劳动与民事责任

虚假报销一旦被查实，行为人将面临来自刑事、劳动关系以及民事追偿等多维度的法律后果。

1. 刑事立案与量刑标准

根据相关司法解释，职务侵占罪的定罪量刑标准分为三个档次：

数额较大：数额在三万元以上的，应当予以刑事立案追诉，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金。

数额巨大：数额在二十万元以上的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。

数额特别巨大：数额在三百万元以上的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。

2. 劳动关系解除的合规要求

对于用人单位而言，员工虚假报销属于严重违纪行为。单位通常会依据《劳动合同法》第三十九条，以“严重违反用人单位的规章制度”为由解除劳动合同，且无需支付经济补偿。

但在司法实践中，法院在审查单位解除劳动合同的合法性时，会重点关注以下几点：

规章制度的合法性：公司的《员工手册》或财务报销制度是否经过民主程序制定，并已向员工公示或送达。

严重程度的匹配性：员工的虚报行为是否达到了规章制度规定的“严重”程度。

解除通知的规范性：用人单位在解除通知中必须明确载明解除的具体事由（如虚假报销）。法院在审查时，会以解除通知载明的事实为限，如果单位在通知中未提及该违纪行为，即使该行为客观存在，也不能在诉讼中作为解除合同的依据。

3. 民事追偿与赃款退赔

单位有权通过民事诉讼或在刑事诉讼中申请追赃，要求员工返还非法占有的报销款。如果刑事案件已经确定追赃，为了避免单位双重受偿，在民事诉讼中已追回并返还给单位的款项，应当在民事责任范围中予以扣减。

04衍生风险：虚开发票与财务共犯

在虚假报销的链条中，还常常伴随着发票违法和共同犯罪的衍生风险。

1. 虚开发票的税务与刑事风险

员工为了完成虚假报销，往往会向他人购买发票或要求商家虚开发票。这一行为不仅违反税务管理制度，还可能触犯刑法：

如果虚开的是普通发票，情节严重的，构成虚开发票罪，处二年以下有期徒刑、拘役或者管制，并处罚金；情节特别严重的，处二年以上七年以下有期徒刑，并处罚金。

如果虚开的是增值税专用发票或用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票，则构成虚开增值税专用发票罪等，面临更为严厉的刑罚。单位如果对此明知并予以配合，还可能构成单位犯罪。

2. 财务人员的共犯责任

在报销过程中，如果财务人员或审批主管明知报销事项是虚假的，仍然予以签字批准、办理付款，并与报销人共同瓜分该笔款项，这在法律上属于“事中通谋”。此时，财务人员或审批主管将与报销人构成共同犯罪，按照共同占有的总额及各自在犯罪中的作用，共同承担职务侵占罪或贪污罪的刑事责任。

05律师建议

面对虚假报销行为，无论是企业还是员工，都应当保持清醒的法律认知：

对员工而言：切莫因一时贪念，将虚报冒领当成职场“潜规则”或福利。三万元的刑事立案标准并不高，一旦越界，不仅面临失去工作的风险，更会留下刑事犯罪记录，影响终身。

对企业而言：应当建立健全财务审批与内部审计机制，明确各级管理人员的审批权限与责任。在发现员工存在虚假报销嫌疑时，应注意收集和固定证据（如报销单据、发票真伪查询记录、沟通微信记录等），并在规章制度中明确细化违纪处理流程，确保在解除劳动合同或提起诉讼时有据可依。