从嘉宾角色卡到执行方案，豆包工作串起一场圆桌论坛的会前准备

【潮汐商业评论/文】

上午接到任务，下午就要讨论方案，留给编辑许知遥的时间并不宽裕。

她要筹备一场“AI进入中小企业办公室”的圆桌，拟在上海某商务酒店举办。计费总人数为60人，包含主持人、嘉宾和会务人员；使用半日场地，预算上限8万元，核心议程从14:00到16:30，共150分钟。

许知遥得把这些要求落实成具体安排，从拟邀嘉宾、讨论议题，一直细化到时间表和预算。她还要担任现场主持，提问和转场也需要提前准备。

下午的方案会上，她要和同事一起敲定几个值得展开的话题，商量邀请哪些嘉宾，再核对费用、排出会前准备和现场执行的分工。

许知遥在豆包工作电脑版新建任务，上传活动需求和拟邀嘉宾角色卡两份PDF。

她想请AI一起完成这轮会前准备，交付一份执行工作簿、一份主持提纲，以及能在方案会上展开讨论的4页PPT。

这场圆桌希望帮助中小企业负责人判断，哪些工作适合先交给AI。

企业先拿什么任务试用，怎样判断结果可用，试点做到哪一步才值得扩大，这些问题更接近听众回到办公室后会遇到的事。

她给豆包工作的指令里写下“帮我用多个agent”，把准备工作分成议题与主持提问、议程与岗位分工、预算与约束核对三部分，由主Agent统筹。

豆包工作的多Agent并行任务让几项准备工作分头推进。议题组设计问题，流程组安排议程和岗位，预算组核对费用与约束，主Agent汇总后再统一检查人数、时长和角色称谓。

这次汇总出的草案，沿用同一套60人、150分钟和8万元预算上限，给许知遥提供了可以一起检查的议题、流程与费用安排。

图/议题、流程与预算分给子Agent推进，主Agent汇总后统一核对

在同一任务中分工并汇总，让许知遥拿到一份合并后的草案。她可以把修改重点放在提问深浅和现场安排上，继续补充意见。

许知遥拟邀请知名AI专家、企业数字化负责人和AI产品负责人参与圆桌，她让豆包工作结合三类嘉宾各自熟悉的领域设计提问，把不同视角带进讨论。

给知名AI专家的问题落在任务拆分和结果复核上；企业数字化负责人讨论试点顺序、投入与返工记录；产品负责人说明成果交接和变更处理。

例如，豆包工作向企业数字化负责人提出：“投入和返工怎样记录？从个人试用走到团队采用靠哪些可对照信号？什么情况才扩大试点？”

这个问题把讨论落在投入、返工和团队采用的具体记录上。许知遥可以据此追问一次试点的成本和验收过程，让听众知道该怎样判断是否继续投入。

图/三类拟邀嘉宾各有两道问题，覆盖任务选择、结果检查和试点扩大

按角色职责组织议题和追问，豆包工作将讨论方向细化成了6个有明确主答对象的问题。三类嘉宾各有两题，问题之间也有各自的侧重。

许知遥可以在这份草案上筛选有新闻价值的问题，调整提问顺序和各个话题的讨论时长。

许知遥接着要把策划草案整理成流程表、预算表和汇报PPT，供同事核对和讨论。

执行同事需要查看流程表、确认负责岗位，下午的方案讨论也要使用团队一贯的汇报格式。

许知遥希望这轮筹备直接沿用已有表格和PPT，后续的报价确认、时间调整都能接着往下做。

她在本地文件夹里放好两份模板，并留出可编辑的副本。

Excel包含流程表、预算表和执行分工三张表，已经设好时间与金额公式；PPT则预留4页，分别承接活动目标、核心议程、议题提问、预算与分工。

她让豆包工作进入本地电脑环境，打开副本，依据已核过的草案回填。

豆包工作通过本地修改Excel和PPT，把草案回填进原有文件。工作簿按流程、预算和分工分别填写，PPT按原有4页结构组织活动目标、议程、议题和预算。

图/ 回填后的V1筹备流程表

预算表按项目填写数量、单价和费用依据，未取得正式报价的部分保留待询价标记。

这场圆桌的预算上限为8万元，采用轻量布置，不做直播，费用覆盖场地、嘉宾出席及差旅和现场执行。

场地费用先按酒店半日会议套餐测算，每人550元，加上16.6%的附加费，折合每人641.30元。

许知遥将档期、场地使用范围和套餐包含的服务列入待确认清单，准备与酒店进一步沟通。

豆包工作逐项列出7项费用的计算式，直接费用合计69,678元，加上10%的预备费6,967.80元，预算总额为76,645.80元，距8万元上限还余3,354.20元。

豆包工作把公开参考价与其余6项待询价预留分开标注，许知遥可以沿着表中的项目，继续确认场地、设备和嘉宾相关费用。

沿用原表继续回填，数量、单价和费用依据都保留在对应位置。许知遥将单元格公式、重算结果和费用依据列入交付检查，之后再用确认后的报价更新数据。

图/豆包工作逐项列出预算计算式，区分公开参考价与待询价预留

看过这份测算，她在方案会上可以说明各项开支的构成，也能把还未确认的费用单独提出来讨论。

许知遥要用这份PPT向同事讲清活动安排。

PPT沿用4页结构：第1页介绍活动目标与拟邀嘉宾，第2页列出各环节的起止时间，第3页对应3个议题和6个问题，第4页汇总预算与分工。回填后的第2页沿用模板的蓝色表头和四列表格，列清14:00至16:30的150分钟安排；预算摘要使用与Excel相同的测算金额。

图/回填前，PPT第2页保留五个环节的待填写位置

图/回填后，原有表格列清各环节时段，核心议程合计150分钟

豆包工作还交付了一份主持提纲，包含开场、圆桌问题、转场和观众问答。许知遥将它与流程表放在一起，核对各环节的时段和主持节奏，再逐页检查汇报页面的文字排布。

图/工作簿、4页汇报PPT和主持提纲一并交付，清单列明写入位置与复核事项

沿用模板继续编辑并交付可修改文件，让许知遥能够对着同一套筹备材料，和同事商量嘉宾安排、提问重点与预算取舍，再把讨论后的意见补进原文件。

方案核查期间，许知遥补充了新的时间要求。

原定16:30结束的核心议程，要提前至16:00，开场仍在14:00。

三位嘉宾、三个议题和观众问答都要保留，150分钟需要重新安排成120分钟。

她给出新的时长分配，让豆包工作据此修改已有文件，三位嘉宾、6个问题和观众问答继续保留。

按这次追加的安排，圆桌讨论从90分钟缩短到60分钟，6个问题按每题约10分钟推进。开场10分钟、主题引导15分钟、问答25分钟、总结10分钟保持不变，核心议程合计120分钟。

豆包工作接到补充要求后，沿用V1内容继续修改并另存V2，保留已核过的嘉宾角色和预算口径。

许知遥一次说明新的安排，接着查看哪些工作表和汇报页面已更新、哪些内容继续保留。

图7追加120分钟安排后，豆包工作交付三份V2文件，并列出更新与保留内容。

酒店和摄影仍按半日计费，人数与服务范围保持不变，嘉宾出席和差旅行程也维持原安排，相关费用继续保留在预算中。

交付清单列明，预算表的7项数量与单价按原要求保留，PPT第4页的预算摘要沿用原口径。

豆包工作列清修改范围与保留内容，帮助许知遥核对这次时间调整影响了哪些部分，也给方案会上的取舍说明提供了依据。

150分钟的V1继续留档，120分钟的V2作为新的讨论版本。

打开V2成果，Excel流程表的目标时长已变为120分钟，结束时间为16:00；PPT第2页也采用相同的起止时间。交付清单还列明，第3页精简措辞，主持提纲更新时段和转场，许知遥可以按清单逐份核对。

图/V2流程表保留五个环节，核心议程合计120分钟，结束时间为16:00

图/V2汇报页同步更新时段：圆桌讨论60分钟，观众问答25分钟，16:00结束

豆包工作接着修改已有文件，把新议程写回原来的执行材料。许知遥核对这次调整时，可以直接比照流程表和汇报页中的时段，继续完善主持提问。

带着豆包工作准备的议题草案、预算和新版流程，许知遥走进下午的方案会。

她与同事结合听众需求推敲提问重点，商量各环节的时间分配，核对待询价的费用，再将确认后的文件交给各岗位负责人推进。

方案会之后，许知遥还要根据嘉宾反馈调整议题，随报价确认更新预算，豆包工作也可以接着处理这些修改。

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这场圆桌筹备中，豆包工作参与议题设计和预算测算，把方案写进团队熟悉的文件，遇到临时变化还能接着修改。许知遥因此有更多时间打磨提问，和同事商量讨论重点。

对于同时承担策划、汇报和执行的小团队，能沿着一项工作持续推进，交回可用、可改的成果，正是豆包工作用起来省心的地方。