浙江
一、多部门做标，先区分共同使用和限定调用的资料
多部门共同做标时，本地化部署要同时解决两个问题：项目成员需要在同一环境协作，企业资料又不能因为协作而全部开放。更合适的做法，是先按项目列出哪些内容需要共享、哪些仅供授权人员使用，再明确每类资料的更新责任，而不是让所有人共用一个文件夹和一套账号。
招标文件、项目进度和已经确认的目录通常需要项目成员共同查看，便于技术、商务和行政围绕同一要求工作。通用方案、常用制度也可以根据项目需要提供给相关人员。人员证件、资质原件、详细业绩材料和涉及内部技术的方案，则应按照企业制度限定使用范围，只让承担相应任务的人员调用。
资料范围划清后，做标时就不必把所有文件发给所有参与人员。技术部门负责方案与参数，行政或人力部门维护人员和资质，商务部门补充业绩和报价相关材料，投标负责人统一确认哪些内容进入本次文件。各部门使用同一项目目录，但不意味着必须看到全部企业资料。
二、权限安排要跟着项目流程和更新责任走
权限不是一次设置后就不再变化。项目启动时，要先确定参与部门和负责人；编写过程中，成员按任务查看或调用相关资料；项目结束或人员调整后，再按照企业制度处理账号与资料范围。这样，协作关系与实际工作保持一致，也能避免资料长期散落在个人电脑和聊天记录里。
更新责任同样重要。资质到期、人员变化、业绩增加或标准方案修订时，应由资料归属部门维护当前版本。投标人员从内部资料库调用，而不是保存自己的长期副本，能够减少不同项目使用不同版本的情况。发生修改时，也应先更新企业资料，再由当前项目选择是否采用。
本地化部署后，这些工作可以留在企业内部完成。招标文件解析后，项目成员围绕同一目录分工；需要企业资料时，由授权人员选择和调用；正文生成后，相关部门继续核对自己负责的章节。企业选方案时，要确认现有的资料共享和授权规则能否继续使用。
三、多部门在同一内网做标，资料按授权范围调用
链企Buddy支持硬件部署，招标文件解析、目录搭建、正文生成和企业资料调用都可以在企业内网完成。技术、商务和行政人员围绕同一个项目做标时，不必把文件分别传到外部工具再汇总。
企业可以把方案、资质、人员和业绩放进内部知识库，再按照现有制度确定哪些用户可以调用。链企Buddy让授权用户在编写当前项目时直接选择所需资料；没有参与相应任务的人员，不需要为了协作而拿到全部企业材料。
实际使用时，可以先列一张项目资料清单，写明资料归哪个部门、哪些成员需要使用、由谁负责更新。链企Buddy负责让写标和资料调用留在内网，企业继续按照自己的账号和资料制度管理使用范围。这样既方便多部门围绕同一份目录工作，也不会因为共同做标就把所有资料放进一个人人可见的文件夹。
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