上海法院:公司称劳动合同原件丢失，凭复印件能免除二倍工资吗？

上海法院案例:公司称劳动合同原件不慎丢失，凭复印件能免除二倍工资吗？

(2026）沪01民终1957号

案情简介

王某是上海某公司员工，最后工作至2025年4月29日。离职后王某告公司索要未签劳动合同的二倍工资。

公司提供落款日期为2025年4月15日的《合法就业证明》载明，“员工王某与上海某有限公司建立正式劳动关系，双方已依法签订书面劳动合同。”

审理中，公司提交《全日制劳动合同书》复印件一份，称该劳动合同系入职时签订，原本存放在文件柜中，但收到王某的仲裁申请书后在文件柜中却未能找到原件。

公司称每年都要接受外资大客户验厂，劳动合同的签订情况是必验项目，不可能不与王某签订劳动合同。

王某对该份劳动合同复印件的真实性不认可，称其从未与公司签订过劳动合同。王某称签署《合法就业证明》系物业公司为了方便管理提出的要求，王某为了配合园区的管理才签字。

公司则称物业公司需要核实入住人员的身份，但劳动合同是用人单位的重要资料不可能提供原件给物业公司，所以才要求入住人员提供就业证明。

【争议焦点】

公司仅提供劳动合同复印件及载明已签合同的《合法就业证明》，能否免除未签劳动合同二倍工资？

一审判决：用人单位具有保管劳动合同原件的义务，仅提供复印件及为入住宿舍签署的就业证明，无法证明已签订书面劳动合同

一审法院认为，本案中双方的争议焦点在于王某、公司之间是否签订过劳动合同。

公司作为用人单位具有保管劳动者劳动合同原件的义务，现公司陈述不慎将劳动合同原件丢失，仅能提供劳动合同复印件。

虽公司提交了王某签字的《合法就业证明》，但从王某提交的微信聊天记录可以看出，该《合法就业证明》系物业管理人员和公司处的人事发送的模板，是王某为了入住宿舍必须提交的证明材料，故该证明无法真实反映双方劳动合同签订情况，公司依据该证据辩称已与王某签订劳动合同一审法院难以认可。

公司应支付王某2024年7月11日至2025年4月29日未签订书面劳动合同二倍工资差额。

综上，一审判决如下：公司支付王某二倍工资差额76,483.24元。

提起上诉：王某亲笔签名的就业证明已载明双方签订了书面劳动合同，足以证明已签合同的事实

公司上诉理由：王某与公司签订了书面劳动合同。从公司提交的证据来看，虽然因原件遗失而无法提供劳动合同原件核对，但经过比对，劳动合同复印件上的签名明显是王某的笔迹。且，王某亲笔签名的就业证明上明明白白地写明双方已经签订了书面劳动合同。在王某不能提供证据证明其签署就业证明系受到胁迫或欺诈的情况下，就业证明完全可以证明双方已经签订劳动合同的事实。王某在明知且确认劳动合同已经签订的情况下，浪费司法资源，妄图不正当利益，请求二审依法改判无需支付未签订劳动合同双倍工资。

二审判决：结合就业证明的形成过程和目的，现有证据不足以证明双方已签订书面劳动合同

二审法院认为，公司提供的劳动合同复印件无原件可供核对，公司陈述系因不慎将劳动合同原件丢失，仅能提供劳动合同复印件，其提交的王某签字的《合法就业证明》可以佐证双方签订了书面劳动合同，但从王某提交的微信聊天记录可以看出，该《合法就业证明》系物业管理人员和公司处的人事发送的模板，是王某为了入住宿舍必须提交的证明材料。

结合《合法就业证明》的形成过程、形成目的，本院认为该证明无法真实反映双方劳动合同签订情况，现有证据尚不足以证明公司已经与王某签订书面劳动合同。

故一审法院认定公司应支付王某二倍工资差额76,483.24元，并无不当，本院予以确认。

综上，二审判决如下：驳回上诉，维持原判。

判决日期：2026年3月30日

案号：（2026）沪01民终1957号

【实务要点】

1. 劳动合同原件的保管责任在用人单位

用人单位负有保管劳动合同原件的法定义务。若原件丢失，仅凭劳动合同复印件，在劳动者不予认可真实性的情况下，通常无法单独作为已签订书面劳动合同的定案依据。

2. 规范用工管理与证据保全

用人单位应建立完善的劳动合同档案管理制度，避免原件遗失。同时，在日常管理中出具的各类证明文件应与实际情况相符，切忌为了应对第三方（如物业、验厂）而让劳动者签署与事实不符的模板文件，以免引发不必要的法律风险。