工勤人员档案归谁管

有机关单位的网友在碰到工勤人员档案时犯难了，单位档案室的都干部档案，工勤人员的档案到底归谁管呢？

一、先看分界线：《干部人事档案工作条例》怎么写的

这部条例是目前干部档案管理的基本遵循。先别急着翻别的章节,第六条第一句话就把话说死了：

本条例适用于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。

来源：《干部人事档案工作条例》第六条

括号里那四个字——"工勤人员除外"——就是全部的答案起点。

这不是文件的疏漏。条例管的是干部这条线：领导干部、公务员、参公人员、企事业单位的领导人员和管理人员、专业技术人员。这些人的任用、考核、审查由组织人事部门按干部管理权限负责，档案也随之由组织部门集中管理。而工勤人员走的是工人这条线，所以被明确排除在外。

二、在职的在编工勤：参照《企业职工档案管理工作规定》

接手工勤人员档案的，是《企业职工档案管理工作规定》，文号"劳力字〔1992〕33号"，由原劳动部、国家档案局1992年6月9日联合颁发。看到"企业"两个字别急着划走，这份文件的印发通知里专门有一句：

企业中由国家任命的干部，其档案管理，仍按国家有关规定执行。国家机关、事业单位和人民团体中的工人档案管理，参照本规定执行。

来源：劳动部、国家档案局《关于颁发〈企业职工档案管理工作规定〉的通知》（劳力字〔1992〕33号）

"参照本规定执行"这几个字，就是机关和事业单位的工人（含工勤）档案与其他干部档案分流的依据。具体怎么管，记住三点：

谁保管——由所在单位的劳动（组织人事）职能机构管理；实行档案综合管理的单位，应设专人管理职工档案。

装什么——共十类：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料；政审材料；参加党团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。

拿这份清单跟《干部人事档案工作条例》的内容分类并排放，差别一眼就能看出来。干部那套里有"自传和思想类""学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴""工资、任免、出国和会议代表类"，围着的是职务级别和专业技术水平；工人这套里列的是"评定岗位技能""劳动合同""保险福利待遇""退休退职"，围着的是劳动关系和岗位技能。

换句话说，为什么要分两套：因为要记录的东西本来就不是一回事。干部档案服务于选任和监督，工人档案服务于劳动关系的建立、变动和终结。硬塞进一个袋子里，反而是给后来查档的人添乱。

三、辞职、解聘、灵活就业之后：换一部规定

劳动关系一断，档案的去处就变了。这时适用的是《流动人员人事档案管理服务规定》，文号"人社部发〔2021〕112号"，由中组部、人社部等五部门2021年联合印发，是对1996年暂行规定的修订版。

先看它管哪些人：

本规定所称流动人员人事档案主要包括：（一）非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；（二）辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；……（六）自由职业或灵活就业人员的人事档案；（七）其他流动人员的人事档案。

来源：《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112号）第四条

这里要如实说明一点：第（二）项列举的是"未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员"，字面上没有把工勤人员单独列出来。那么机关、事业单位的工勤人员离职后落到哪里？归口依据是第七项"其他流动人员"这一兜底条款，加上各地人社部门的经办口径。这也是为什么同样是离职办档案，工勤人员偶尔会比管理人员多问几家窗口——建议直接向单位所在地或户籍地的公共就业和人才服务机构确认，别在网上对号入座。

由谁管——县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作；严禁个人保管本人或他人人事档案。

能办什么——档案的接收、转递；材料的收集、鉴别和归档；整理和保管；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料；为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务；党员组织关系的接转等。跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。

收不收费——档案管理服务机构应当提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，不得收取档案保管费、查阅费、证明费、转递费等名目的费用。

这一条可以直接当尚方宝剑用。遇到还想按年收档案管理费的机构，拿出这条就够了。

四、几条红线，碰了就是麻烦

回到开头那两件事。

第一，档案不能经过自己的手。劳力字〔1992〕33号第十五条写明："严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。"第十九条更具体：转递档案"通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带"；接收单位核对无误后应在回执上签名盖章并立即退回，逾期一个月未收到回执应及时催问，以防丢失。

来源：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）第十五条、第十九条

人社部发〔2021〕112号第六条也是同一句话："严禁个人保管本人或他人人事档案。"两部文件一前一后把同一件事写了两遍，说明这不是形式要求，是因为真的出过问题。

第二，单位扣着不转，有时限。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退的，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。

来源：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）第十八条

一个月，是给单位的期限，不是让职工等的期限。超过时间不办，催办就有了依据。

还有两种少见但有明确说法的情形：职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归的，档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管；职工死亡后，档案由原管理部门保存五年后移交企业综合档案部门保存，其中对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物，由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

来源：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）第六条、第七条

最该记住的一句话：劳动关系在，档案在单位；劳动关系断了，档案去人才中心。中间任何一步，档案都不该经过你自己的手。

五、现在就能做的三件事

先确认用工性质。在编工勤、劳动合同制工人、已经离职的流动人员，对应的管理部门和依据各不相同，这一步错了后面全白跑。

在岗的问单位，流动的问机构。在岗的直接找单位人事（组织人事）部门核实管理科室和转递台账。已流动的，确认接收机构是不是"县级以上公共就业和人才服务机构"或"省级人社部门授权单位"——除此之外任何单位都无权管。

发现违规就要求纠正。碰到扣着不办、让自己拿回家、或者开口收费的，搬上面的条文，要求按规定在一个月内完成转递，并且索要转递回执。回执是凭证，丢了就少了说话的底气。

档案这东西，平时看不见摸不着，等到退休办手续、孩子政审、职称评审要用的时候，才发现链条断在哪一段都说不清。

如果你身边也有搞不清档案在哪儿的同事，把这篇转给他——比在群里问来问去省事得多。

本文引用的《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）与《流动人员人事档案管理服务规定》（人社部发〔2021〕112号）均为现行有效文件，各地人社、档案部门近年公开答复中仍在据此办理。各地经办口径可能有细微差别，具体以当地公共就业和人才服务机构的答复为准。

信息来源：本文由人事工作者编辑整理。

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