河南
一家二十来人的服务公司，客户的事情大多是在电话、微信和上门的时候说清的，说完之后往往只留在经手人的聊天记录里，隔上一段时间，客户再问起“上回说的那个折扣还算不算数”，接电话的同事要先把当时的对话从头翻一遍，才能知道对方指的是哪一条。一场交付从第一次接触到最后收尾，前后几个月里说过的话、改过的方案、答应过的时间点，加起来能有几十条，散在几个人的手机里，谁跟过、答应过什么、做到哪一步，不翻记录就没有人答得上来，而下面这四件事，说的就是这些记录怎么才能留在一处。
一是跟客户说过的。服务型公司的一次交付往往不是一次谈完的，中间夹着几通电话、几份改过的方案和几次上门，这些内容记在谁的手机里，往后就跟着谁走，客户半年之后再提起当时谈的那个价格，接手的同事还是得去问当时在场的另一个人，一份方案前后改过三版，哪一版是客户点头的那一版，也常常要靠翻记录才对得上。建议在客户档案和它的合同下面记服务日志，一次沟通记一条，写清时间、参与的人、谈了什么、下一步做什么，同一个客户和它名下几份合同的记录共用一条时间轴，谁点开都能从头看下来，不必再去问当时坐在会议室里的那几个人。
二是答应过的事。客户在电话里提一句“这批货能不能提前一周发”，接电话的同事应下来，这句话如果只留在聊天窗口里，过两天就可能让别的事情压下去，等到客户打电话来催，才发现当初并没有谁明确接着这件事。建议写记录的时候把同事的名字@上，对方会收到一条待办，任务分待办、我发起的、指派给我的和历史，谁答应了什么、交给谁去办、有没有办完，都挂在同一个人的名下，查的时候按人翻，隔一个月回头看，哪几件事当时应下来还挂着没结，往下翻也能对上，不必在群里重新问一圈。
三是这个月干了多少。二十来人的公司，一个月里有多少次上门、多少次回访、哪位客户已经三周没有人联系，这些数如果靠月底回忆，多半只能报出一个大概，填报这件事本身也容易拖到最后一天再补，补出来的内容又常常只剩一句“正常沟通”，三次上门和十次上门，写下来常常是差不多的两句话。建议把记录按员工和日期归到一张看板上，谁在哪一天写了什么一目了然，另外单列一份填写统计，看得到哪几个人这一周一条都没有写，需要的时候还能把记录导出成表格，季度总结直接拿去用。
四是活卡在哪一步。一份合同从签下来到交付完成，中间往往要过好几道手，方案在销售手里、设备在库房、验收单在客户那边，卡住的时候不一定有人吭声，能看到的只有“还没完成”这四个字。建议把流程做成固定的几个节点，比如方案确认、设备出库、现场安装、客户验收，管理员按公司自己的做法增删和排序，每个节点设一个时效，快要到期和已经超期的，消息发给这份合同的负责人和当前正在办的人，哪一步停了几天、停在谁那里，翻节点就能看见。
这四件事不必一次全做到，先把每一次沟通记下来，再让每一条记录带上办事的人，剩下的慢慢来，小而美合同管理系统大致是照这个顺序做的。
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