为什么说「选址和装修」其实是一件事？

企业办公的选址与装修，环环相扣，一处失手，处处被动。

近日，仲量联行与行政人社群「知行晓政」联合开展了《避坑局：选址装修快速通关全攻略》专题直播。仲量联行华北区商业地产部资深董事潘媛、项目与开发管理区域总监田夏，与博通集团职场服务部门总监丰收一道，从需求梳理、看房签约到施工交付，对全流程实操经验做了一次系统拆解。

希望这份来自一线的“避坑攻略”，能为正在推进办公项目的你带来参考。以下为转载全文。

嘉宾介绍

潘媛｜仲量联行华北区 商业地产部资深董事

田夏｜仲量联行华北区 项目与开发管理区域总监

丰收｜博通集团 职场服务部门总监

Q1：为什么在行政眼里，选址和装修很难？到底难在哪里？

丰收：选址和装修这两项工作，各有各的难，如果从中选一个的话，我觉得选址更难。因为选址要顾及方方面面，决策链更复杂。并且选址是装修的前提，装修是选址的延续，如果在选址阶段就能把该做的决策做完，后期装修就不会有那么多麻烦。

潘媛：大家觉得难，往往是因为企业由于行业和发展阶段不同呈现出需求多元化，选址的需求不是单一维度的，是基于办公面积的综合需求，包括区位、交通、大厦硬件品质、空调系统、建造标准、楼层平面、配套设施、政府政策、商务条件预判等各方面……是多维度的系统工程。大多数企业近年来从规模扩张转向价值深耕，选址决策也更加精细化，务实化。

田夏：很多行政小伙伴们觉得装修难，是因为很多人先入为主地认为装修是现场施工，只在施工阶段才叫”装修阶段”。但事实上，行政要做的更多应该是项目管理工作，从立项就开始了。所以想要装修顺利，在项目前期以“交付思维”去反推需求，把技术风险前置，就不会那么难了。

Q2：选址需求总是收集不全、理不清楚，到底该怎么做？要多细才够？

丰收：选址定需求是我在整个项目中，最花时间的部分，做好需求确定能让整个选址项目事半功倍。在整理需求时一般我会遵循以下步骤：

1.找到关键决策人或部门，包括使用部门、出资部门、决策层等

2.高度重视需求挖掘，把模糊的表达转为具体指标，如某部门说“明年要扩张”，就要追问“扩张到什么程度？需要多少面积？多少工位？工位什么形式？有没有实验室等特殊需求？”

3.对需求做等级划分，明确哪些是核心需求、哪些是加分项、哪些是可有可无的等等

4.完善需求版图，把公司内部零散的需求“翻译”成对楼宇的参数和指标，形成专业的、可直接跟中介沟通的“需求说明书”

这个需求整理的过程虽然很耗时，但是随着收集的信息越多，也就越清楚哪栋楼更适合企业当前阶段，也越清楚后期怎么规划和装修。所以说，你在前面花的时间越多，越能问出对的问题，后面的项目就越顺利。

潘媛：需求确认是整体项目的顶层设计，一定要从企业自身出发，从人员规划、面积、设备设施等需求全面逐一梳理。

一方面不同的行业有不同的指标侧重点，例如金融行业为了保证公司服务器、交易系统不断电，会特别关注配电量及柴发等基础配置；互联网企业则更关注空调系统效能及供应时长、平面规划设计、提升员工人均办公空间效率及员工餐饮配套的完善性。

另一方面对于同一个指标，不同的企业也有不同的实际需求，例如有客户会希望新的办公场所拥有好的空调系统，这其中包含了多方面的潜在需求，可以展开细化成空调是何种系统、新风量、供应时间（工作日供应时间、周末是否提供）、冷凝水配置、租户是否有权加装室外机等多项细节。

有时候尽管大家已经考虑得很全面了，但其中仍会包含延伸的潜在需求，可以借助专业的服务商和评估工具，去尽量将需求精细化，从而提高选址评估的工作效率，真正实现办公选址满足企业未来业务发展的目标。

田夏：我再补充另外一种需求筛选思路，那就是分析立项的驱动是什么，再围绕这个驱动力展开需求。一般有三种可能性：

租约到期：随着时代变化，当前环境跟新同事或业务适配性降低。这里如果拿捏不好需求方向，我们可以参考对标企业，借鉴他们的办公环境和配套设施，并且兼顾考虑市场进一步的发展趋势。

业务扩张：企业业务发展，需要扩容。如果有明确的未来人员目标信息，那就以此作为需求信息；如果目标不是很清晰，在空间规划上，推荐采用多功能模块式空间分布（紧凑型、适中型、舒适型），并预留Day one和Day two两张图纸，隐蔽机电设施按Day two的密集需求预留，方便未来快速扩容。

现有空间不适配：随着时代变化，当前环境跟新同事或业务适配性降低。这里如果拿捏不好需求方向，我们可以参考对标企业，借鉴他们的办公环境和配套设施，并且兼顾考虑市场进一步的发展趋势。

当然，也有可能是两种或三种驱动原因的混合，综合考虑后梳理需求即可。

Q3：看房和签约时，哪些部分最容易踩坑？

田夏：看房时要注意辨别楼宇的“硬伤”。最简单的区分方式就是，视觉可见的部分，例如天花样式、地板不平、空调风口位置这类等，通常可以通过二装来进行提升和解决的。但是楼宇结构性问题和系统本身的形式，是无法调整，例如层高、消防系统等等。另外，关于谈租约时，有两个需要注意的点：

· 约定的收楼时间与工程进度的匹配。收楼时间与施工时间相吻合，就能最大程度上利用免租期。

· 在租约中争取业主的技术支持权利。把装修过程中可能需要业主配合的事项，例如楼板打通、局部加固、电力增容、增加独立空调系统等，需提前写入租约，并确认可行性和相关的费用。

潘媛：跨区选址的企业可以额外重点关注政府优惠政策。比如北京朝阳区的“1+7”产业政策，符合条件的企业迁入可申请获得直接的补贴奖励。

对于商务条件，除租金外的综合性商务条款包括分租/转租权、续租权、退租灵活性、停车位、广告标识权交付条件和是否恢复还原、以及技术需求条件等，都是需要通过商务谈判明确约定落实在合同中的。

目前北京办公楼市场租金回调释放显著成本红利，企业租户在租赁谈判中的议价权显著提升，为企业优化不动产策略和解决方案提供了难得的战略窗口。

丰收：其实，在常规的商务条款之外，更要关注“没法写进合同但影响运营”的问题。

比如有的公司对员工个人信息保护有严格的红线，选址时发现有些楼宇物业要求收集员工身份证、手机号甚至刷脸的面容信息，这就触及了红线，必须在前期沟通清楚。

Q4：正式进场装修时，还有哪些必须提前知道的事？

潘媛：为了规避装修可能遇到的麻烦和风险，选址前期就要做好全周期项目规划，在时间、成本、质量三者之间做好平衡。

时间上，做好规划，统筹内部流程、政府报批事项与租约时间节点紧密契合；

成本上，要警惕隐性成本，如额外的空调、机电改造费用及新旧租约重叠运营成本等；

质量上，要整体把控项目采购招标、设计施工以及验收等重要时间节点工作，设立关键质量控制节点，确保项目合规交付并无缝投入运营。

通过全周期精细化管理，实现高效且高品质的交付目标。

丰收：行政要明确自己的权利与责任，梳理内部流程（与采购、法务、财务的节点），做好供应商管理，控制好“关键节点”和“关键路径”。

最理想的状态是收房当天施工就能进场，而不是收房当天才拿到图纸开始设计。

田夏：服务商虽然无法直接干预企业内部审批，但在一些争议点上，可以提供第三方佐证，帮行政降低内部沟通成本、加速审批。

另外，还有几个点想给大家提个醒：

1、出图、审图、报建要预留好时间。以北京为例，虽然面积小于300平米或投资额小于100万可进行街道报备而不是建委申报流程，但大部分项目仍需走审图、开工许可证、竣工许可证流程。开工证办理约需3-4周，竣工证也约需3-4周，如涉及重大结构改造或幕墙变更，还要走规划审批，时间更长。

2、验收工作千万不能把所有问题都留到最后，要分阶段进行，通常情况下可以在现场放线、隔墙隐检、天花隐检、竣工检查这四个主要节点进行验收。

3、搬家时的空气质量也是重要关注点，通常建议预留4-6周通风散味和空气治理的时间。

选址与装修中常常绕不开各种争议性抉择。

为此，我们在直播中特别设置了“极限二选一”互动环节，三位嘉宾各抒己见，碰撞出了不少精彩的火花。

Q1：成本有限：核心地段小面积 VS 近郊大面积？

丰收：近郊大面积，用比较低的成本，得到了比较大的面积，同时，“巧妇难为无米之炊”大面积规划灵活度高。

潘媛：中立，这取决于客户的实际需求和行业，金融、专业服务、新媒体、律所等客户更倾向于在核心区，但科技类企业就选两者的都有。

田夏：中立，看具体项目情况，近郊，空间大，改造自由度高，但需注意核查证照等合规文件，否则会影响二装报审。

Q2企业扩租：原址续租扩容 VS 全新场地迁址升级？

丰收：原址续租扩容，找到一个合适的楼不容易，搬迁需要重新都来一遍，比较麻烦。

田夏：全新场地迁址升级，原址改造局限性较高，难度远大于迁址。

潘媛：中立，原址对员工的影响小，但当前是买方市场窗口期，买方的议价能力和空间都很高，目前选择两种方式的客户都很多。

Q3工期取舍：加急赶工期优先入驻 VS 正常工期保证施工质量？

潘媛：中立，时间肯定是最重要的一个因素，但是也不能因为时间就牺牲施工质量，可以适当优化调整施工量来争取时间。

丰收：中立，从甲方视角来说，供应商必须要按照约定时间，保质保量的完成，如果真的有不可抗力或者hard deadline，也可以做一些施工方案的调整，但需要保证质量。

田夏：中立，面对这种情况，其实我们也有解决办法：一是用技术方法加速工期，比如使用预制品；二是部分工序采用两班倒、三班倒的形式。

选址与装修从来都不是割裂的两个阶段，而是相辅相成、不可分割的整体。

无论是需求梳理、风险规避，还是成本控制、工期管理，“租装一体化”的理念都能帮助企业在前期做好顶层设计，从而在后期实现更顺畅的落地。