河南
四月的一个下午，老板在群里问老周，城东那家客户这些年到底做了多少钱、还欠多少，后面跟了一句，明天上午要用。老周先回了个马上，打开系统，客户名下躺着四份合同，金额一栏四个数，回款一栏四行小字，他在纸上加了三次，三次的数都不一样，最后把表原样发过去，另附一句，这四份得分开看。
老板回了一个字，分，就没下文了。这句话听着简单，做起来是三天。第一份的尾款催了半年没催回来，第二份里有一笔一万六是客户退货退的钱，第三份那年客户一次付了两年，账上看着多，其实是提前收的，第四份三月刚续，一分钱没到。第二天早上财务把回款流水导出来，发过来的还是去年那版表格，他只好拿两个版本对着看。
多数公司把续签当成一个动作，把去年那份调出来，改个日期，签完归档，谁都觉得这一轮过去了。这话不算错，只是漏了一半，签字只管下一年开始，上一年的账还留在原来的地方，两份合同之间那根线也没人记。老周说他们从前用一张 Excel 台账管这件事，表格最后一行还留着上一任行政的名字，后来台账没人更新，也就散了，现在想起来也没谁觉得可惜。
那天下午他第一次把续签从头到尾点了一遍。点开第三份的续签，表单自己填了大半，客户、负责人、服务人员、金额、标签、备注都在，扩展字段里那些自己加的项一样没空，只有编号是空的。他只想把服务期往后挪一年，别的没动，系统也没多问他一句，他连点了两次保存，界面没反应，以为网络卡了，其实是存上了。两周后客户名下多出一串同名合同，他打电话问技术，技术说名称是照原样带过来的，要改就自己改，他只好一份一份回头改名字。
旧的那份他本来想手动关掉，找了半天没找到按钮。后来才弄明白，合同只有服务中和已结束两个状态，这两个状态在库里根本没存，是每次打开时拿截止日期跟今天比一下比出来的。上个月行政小刘筛“服务中”整理台账，翻出三份截止日期还停在去年年底，她先去问技术是不是数据没同步，技术说不是，是续签接上以后它们自己走过去的，小刘说那也行，就是没人跟她说一声。
提醒这块更意外。他一直担心中间几天会漏，结果漏的不是这个方向，是反过来，只要有一份没删掉的续签合同把旧合同接住，也就是新合同上的续签来源指着它，旧合同就不再出提醒，工作台那张将到期名单、报表里那个将到期的数也一起把它剔掉。他说这样才对，续签之后不该再有人收到“将于 7 天后到期”的旧消息。真出事的是另一头，有一回续签只在线下签了字、系统里没录，提醒照旧按原来的日子发，业务员按旧日期去谈，客户说早就签过了，都快半年。
新合同和旧合同互不相干，这一条他吃过亏。旧合同下面的财务流水不搬，服务日志也不跟过去，客户压着的那笔尾款、去年年底写到一半的两条日志，全留在原处，新合同看着干干净净。第二年干的活记在新合同下，第一年没结清的事记在旧合同下，只翻最新那份，会得出这家客户从没欠过钱的结论，他自己第一次就是这么报的，报完才觉出不对劲。
报表那边还有一个坑，合同数含续签，一个老客户续一次，期间的新增合同数和新增金额就跟着涨一次，光看总数会以为业务在长，要单独看续了多少，得靠合同标签里那枚“续约合同”。他说小而美合同管理系统省事的地方不在这些规则上，而在于几层分开放的，合同这层记这一份的时间、金额、负责人和来路，客户那层把名下没删掉的合同加在一起，点开客户那一页，几个数相加的结果就摆在那儿，不用像他那天下午那样在纸上加三遍。
客户签到第四年，账不该从第四份合同算起。
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